Grundejerforeningen Frodeshave erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.
Det er vigtigt for os at beskytte dine personlige oplysninger. Denne fortroligheds aftale forklarer, hvilke personlige data Grundejerforeningen Frodeshave indsamler, hvordan vi bruger disse data, og hvordan vi opbevarer dine personlige oplysninger.
Personlige data som vi indsamler
Grundejerforeningen Frodeshave indsamler data for at sikre en effektiv og sikker kommunikation mellem grundejerforeningens bestyrelse og grundejerne.
Fra ejendomsmæglerfirmaer modtager bestyrelsen oplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse i forbindelse med køb/salg af rækkehuse tilknyttet grundejerforeningen. Hvis du har tilmeldt dig bestyrelsens ”nyhedsbrev-ordning” oplyser du selv Navn, Efternavn, Hus nr, og e-mailadresse. Når du i øvrigt henvender dig til bestyrelsen via din e-mailadresse registrerer vi dit navn, efternavn og e-mailadresse. Disse oplysninger lagres i foreningens database/email.
Derudover kan bestyrelsen indhente oplysninger om navn(e) på ejere af respektive matrikelnumre via Offentlig Informationsserver (OIS.dk).
Vi modtager eller indhenter IKKE oplysninger om personnumre
Vi henter ikke data fra tredjepart.
Du har som grundejer pligt til at være medlem af nærværende grundejerforening. Du har derfor pligt til at oplyse bestyrelsen om navn og privatadresse.
Vi videregiver alene medlemmernes navne og privatadresser til NETS med henblik på opkrævning af kontingent.
Dine personlige oplysninger anvendes ikke i kommercielt øjemed.
Du har et valg med hensyn til de data, vi indsamler. Når du bliver bedt om at angive personlige oplysninger, har du mulighed for at fravælge at oplyse din mailadresse.
På grundejerforeningens hjemmesides ”Medlemsliste” er alle i bestyrelsen/haveudvalg/festudvalg opført med Navn Efternavn, og Hus nr.
Hjemmesiden er tilgængelig for alle. Du kan til en hver tid fravælge at stå opført på hjemmesiden. Sletningen fra listen foregår ved henvendelse til bestyrelsen.
Men hvis du fravælger at oplyse os om din mailadresse, som er nødvendige for at kunne tilbyde en hurtig og effektiv kommunikation mellem dig og bestyrelsen, vil du ikke i fuldt omfang kunne holde dig opdateret om informationer fra bestyrelsen. Det vil dog være muligt for dig, at holde dig nogenlunde ajour via grundejerforeningens hjemmeside.
Sådan bruger vi personlige data.
Grundejerforeningens bestyrelse bruger de indsamlede data til tre hovedformål, som beskrives nærmere nedenfor: (1) til at holde os opdaterede på hvem der er ejere af grundene/matrikler tilknyttet vores grundejerforening, (2) til at sende meddelelser, herunder indkaldelser og referater af hhv. generalforsamlinger, bestyrelsesmøder mv., samt til direkte henvendelser eller generel orientering til grundejerne, og (3) endelig til at ajourføre foreningens bestyrelse/haveudvalg/festudvalg på grundejerforeningens hjemmeside: www.frodeshave.dk
Rettigheder til beskyttelse af personlige oplysninger.
Grundejerforeningen Frodeshave overholder gældende lovgivning i persondataforordningen, der er gældende fra den 25. maj 2018. Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, omfatter følgende rettigheder, hvis det er relevant:
Hvis behandling af personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde samtykke med henblik på senere behandling.
* Du har ret til at anmode os om følgende: en “dataregisteransvarlig” (bestyrelsesformanden) som defineret i loven samt adgang til og berigtigelse af dine personlige data.
* Du har ret til at protestere over behandlingen af dine personlige data, og
* Du har ret til at indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed.
Her opbevarer og behandler vi personlige data.
Personlige data, der er indsamlet af Google og Mailchimp, gemmes og behandles af enkelte udpegede bestyrelsesmedlemmer.
Google og Mailchimp overholder EU’s og USA’s ramme for værn om privatlivets fred, som fastlagt af det amerikanske handelsministerium, vedrørende indsamling, brug og opbevaring af personlige oplysninger, der er overført fra den Europæiske Union og Schweiz til USA.
Eneste tredjepartsagent er NETS, der forestår udsendelse af den årlige kontingentopkrævning.
Bestyrelsen informerer kun NETS om grundejernes navne og privatadresser.
Vores lagring af personlige data.
Grundejernes personlige data opbevares hos bestyrelsen og NETS, så længe det anses nødvendigt, dvs. så længe den pågældende grundejer er medlem af grundejerforeningen, og indtil et ejerskifte har fundet sted med afsluttet handel og alle restancer indfriet. Herefter vil sælgers personlige data endegyldigt blive slettet fra grundejerforeningens database.
Bestyrelsen anvender Google (G-mail.com) i mailkorrespondancen mellem bestyrelse og grundejerne.
Bestyrelsen anvender Mailchimp som platform for udsendelse af nyhedsbreve til grundejerne.
Grundejernes personlige oplysninger lagres på foreningens PC med tilhørende databeskyttelses- og antivirusprogram.
Derudover lagres relevante informationer på ekstern harddisk samt i elektronisk sky ”cloud” med adgangsbegrænsning i form af password.
Ændringer i denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger
Vi opdaterer denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, når der lovmæssigt er behov for det, eller når der i øvrigt findes nødvendigt.
Hvis der er væsentlige ændringer i erklæringen eller i den måde, hvorpå bestyrelsen bruger dine personlige oplysninger, vil sådanne ændringer blive fremlagt som forslag til vedtagelse på den årlige generalforsamling. Væsentlige ændringer vil blive meddelt på foreningens hjemmeside.
Sådan kontakter du os.
Hvis du har problemer, klager eller spørgsmål vedrørende bestyrelsens behandling af dine personlige oplysninger, kan du kontakte os via e-mail. Informationer herom fremgår under “kontakt”.